System WMS to klucz do usprawnienia codziennego funkcjonowania magazynu. Jednak wybór konkretnego rozwiązania, podobnie jak jego wdrożenie, powinny zostać poprzedzone analizą. Jeżeli rozważasz inwestycję w WMS lub szukasz kolejnego magazynu, który docelowo będzie zarządzany przez WMS, to jesteś w dobrym miejscu – poniżej znajdziesz poradnik poruszający kluczowe kwestie dotyczące systemów zarządzania magazynem.
WMS – co to jest?
Warehouse Management System (WMS) tłumaczy się jako „System Zarządzania Magazynem”. Co to jest system WMS? Terminem tym określa się oprogramowanie, które jest elementem logistyki magazynowej. WMS zapewnia wgląd w stany magazynowe i pozwala zarządzać operacjami wykonywanymi w magazynie. Dzięki systemowi WMS możliwe jest śledzenie towaru od momentu jego przyjęcia do magazynu, przez cały okres jego składowania (również w sytuacji przesunięć między magazynami korzystającymi z tego samego systemu WMS), aż do wysłania go do klienta.
Współcześnie system WMS to standard w magazynach – zwłaszcza tych, które działają na większą skalę. Jednocześnie rozwiązania w zakresie WMS różnią się złożonością. Najbardziej zaawansowane oprogramowanie może zostać zintegrowane z innymi systemami i wymieniać się z nimi danymi.
Rodzaje systemów WMS
Każdy system WMS ma na celu usprawnienie działania magazynu. Jednak nie ma jednego oprogramowania WMS – funkcjonujące w magazynach systemy różnią się nie tylko szczegółami, ale przede wszystkim architekturą. Uwzględniając ten czynnik, można dokonać następującego podziału:
Systemy on-premise. To niezależne systemy WMS, które są coraz mniej popularne. Chociaż w ich przypadku firma ma pełną kontrolę nad danymi (co jest postrzegane jako zaleta), to kosztowna i kłopotliwa może okazać się choćby integracja WMS z innym oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie.
Systemy chmurowe. Do tej kategorii zaliczają się wszystkie programy, których działanie oparte jest na chmurze. Użytkownik nie musi martwić się o aktualizacje i zabezpieczenia – zajmuje się tym dostawca oprogramowania. WMS w chmurze łatwo zintegrować z innymi systemami, są one też skalowalne.
- Systemy hybrydowe. Należą do nich m.in. aplikacje wbudowane w systemy ERP. Takie rozwiązanie często eliminuje potrzebę integracji, gdyż system ERP to „kombajn” uwzględniający każdy aspekt działalności firmy. Niestety, rozwiązania hybrydowe mogą być dla niektórych organizacji niewystarczające.
Jak działa system WMS?
Działanie WMS polega na częściowo lub w całości automatycznym gromadzeniu i przetwarzaniu informacji o wszystkich procesach odbywających się w magazynie. W tym celu oprogramowanie współpracuje z różnymi urządzeniami (np. skanerami kodów kreskowych, drukarkami etykiet, czujnikami, wagami), z których pozyskuje niezbędne dane. W rezultacie pracownicy magazynu mogą w czasie rzeczywistym kontrolować stan zapasów, przesunięcia towarów w obrębie magazynu czy etap realizacji zamówień. W uproszczeniu działanie systemu WMS prezentuje się następująco:
Przyjęcie towarów. System WMS w magazynie rejestruje poszczególne elementy ładunku, który został przyjęty do magazynu. Może też automatycznie sprawdzić, czy przyjęty towar zgadza się z zamówieniem.
Magazynowanie towarów. Ponieważ WMS gromadzi szczegółowe informacje o przyjętych towarach (ich wadze i wymiarach), to jest w stanie wskazać optymalne miejsce ich składowania.
Kompletacja zamówienia. WMS pozwala na szybkie zlokalizowanie zamówionego przez klienta towaru na magazynie. Zamiast nazwy produktu pracownik otrzymuje jego lokalizację wraz z optymalną trasą, którą do niego dotrze. Pobranie towaru jest potwierdzane np. poprzez zeskanowanie kodu – w przypadku systemu pick by scan.
Pakowanie zamówienia. System magazynowy WMS na podstawie wymiarów towaru może wskazać najbardziej odpowiednie opakowanie i wygenerować etykietę wysyłkową, którą następnie należy umieścić na przesyłce.
- Wysyłka towarów. WMS może zostać zintegrowany z systemami firm kurierskich. Takie rozwiązanie zapewnia dodatkowe informacje, a także umożliwia śledzenie wysyłki aż do momentu odebrania jej przez klienta.
Jakie funkcje pełni system magazynowy WMS?
System WMS pełni kilka funkcji, ale za kluczowe można uznać dwie. Pierwsza to gromadzenie i przetwarzanie informacji w celu przedstawienia ich użytkownikowi w przystępnej formie. Druga to organizowanie i koordynowanie pracy magazynu.
WMS zbiera w jednym miejscu informacje o procesach, które odbywają się w różnych strefach w magazynie. Z perspektywy pracowników zatrudnionych w magazynie system WMS pozwala przede wszystkim śledzić w czasie rzeczywistym stan zapasów – wystarczy kilka kliknięć, aby sprawdzić, ile sztuk danego towaru znajduje się w magazynie. Dodatkowo oprogramowanie może sygnalizować, że poziom zapasu danego produktu zbliża się do zdefiniowanego minimum.
Chociaż to gromadzenie informacji o stanie zapasów często jest wymieniane jako główna funkcja systemu WMS, to nie można pominąć innej, pod wieloma względami ważniejszej. Mowa o organizacji pracy magazynu. Oprogramowanie „prowadzi” pracowników, wskazując im, jakie czynności i w jaki sposób muszą wykonać. WMS pozwala też maksymalnie wykorzystać dostępną powierzchnię magazynową – w momencie przyjęcia towarów przyporządkowuje im optymalną lokalizację w magazynie, uwzględniając ich parametry.
System WMS w magazynie – jakie daje korzyści?
To nie przypadek, że nawet mniejsze firmy, które korzystają z magazynów, decydują się na wdrożenie systemu WMS. Powodem są liczne korzyści tego rozwiązania. Przykładowe 7 korzyści płynących z wykorzystania oprogramowania WMS to:
- Informacja o zapasach w czasie rzeczywistym. Ma to szczególne znaczenie w przypadku firm produkcyjnych, które wdrożyły metodę just-in-time. Możliwość bieżącej kontroli stanu towarów pozwala uniknąć zamrożenia środków w zapasach, zapewnia też dokładną inwentaryzację.
- Mniej pomyłek na etapie kompletacji zamówień. Pracownik otrzymuje dokładną instrukcję, gdzie na magazynie znajdzie produkt, musi też potwierdzić jego pobranie. To z kolei oznacza mniej zwrotów z powodu rozbieżności między zamówionymi a otrzymanymi produktami.
- Większe zadowolenie klientów. Ten punkt wiąże się z poprzednim – klienci otrzymują w zadeklarowanym czasie zamówione towary, które są odpowiednio zabezpieczone na czas transportu. Mogą też śledzić całą drogę przesyłki.
- Mniej odpadów opakowaniowych. Na podstawie parametrów towarów system WMS wskazuje, w jaki karton należy je spakować. Oznacza to bardziej racjonalne wykorzystanie opakowań i zmniejszenie ilości odpadów.
- Redukcja czasu przeznaczanego na zarządzanie. Nie jest konieczne m.in. ręczne tworzenie list zamówień (są one automatycznie generowane przez oprogramowanie WMS), pracownikom nie trzeba też wskazywać miejsc, w których mają umieścić przyjęty do magazynu towar.
- Możliwość zwiększenia efektywności. Dzięki WMS magazyn pracuje sprawniej – każdy pracownik wie, co robić, a wiele procesów odbywa się automatycznie. To przekłada się na wzrost wydajności.
- Łatwe raportowanie. Zgromadzenie informacji w jednym miejscu pozwala na szybkie wygenerowanie raportów, na podstawie których kadra zarządzająca może podejmować decyzje m.in. o delegowaniu pracowników czy przesunięciu towarów między magazynami.
Przeczytaj również: Centrum logistyczne – co to jest, jak działa i jakie są jego funkcje?
Dlaczego warto zainwestować w WMS?
Jak wynika z powyższej listy, system magazynowy WMS sprawia, że praca w magazynie odbywa się płynniej – pracownicy zawsze otrzymują czytelne komunikaty i wiedzą, jakie mają zadania do wykonania. W połączeniu z odpowiednim wyposażeniem magazynu oprogramowanie WMS pozwala też na wykorzystanie przestrzeni magazynowej w maksymalnym stopniu. W rezultacie firma korzystająca z WMS może zwiększyć wolumen przeprowadzanych rocznie operacji bez obawy, że powstaną zatory czy chaos sparaliżuje jej działania.
Można wskazać jeszcze jeden powód, dla którego inwestycja w WMS jest opłacalna – mowa o tym, że firma ma szansę stać się bardziej konkurencyjna i rozbudować bazę swoich klientów. Oprogramowanie WMS pozwala uniknąć pomyłek i błędów (które mogą odbić się na wizerunku firmy) – takie ryzyko jest dużo niższe niż w magazynach opierających się na ręcznej weryfikacji zamówień. To z kolei przekłada się na możliwość pozyskania jako stałych klientów osób i podmiotów, które zraziły się jakością obsługi w innych firmach.
Wdrożenie systemu WMS – jak się przygotować?
Oprogramowanie WMS może zapewnić firmie szereg korzyści. Aby jednak tak się stało, trzeba należycie przygotować się do jego wdrożenia. W jaki sposób?
Podstawową kwestią jest zdefiniowanie celów, jakie mają zostać osiągnięte przy pomocy WMS – będą one warunkować wybór konkretnego produktu dostępnego na rynku lub budowę indywidualnego rozwiązania. Konieczne jest też przeanalizowanie procesów, jakie na co dzień są realizowane w magazynie. Dodatkowo zinwentaryzowana musi zostać infrastruktura magazynowa, aby możliwe było oznakowanie poszczególnych lokalizacji. Dopiero wówczas można przystąpić do wdrożenia oprogramowania i przeprowadzenia testów. Uwzględniając powyższe wskazówki, można powiedzieć, że w uproszczeniu proces wdrożenia WMS w magazynie przebiega następująco:
- Planowanie wdrożenia. Obejmuje m.in. zdefiniowanie celów i opisanie procesów magazynowych. Wykonanie tych czynności pozwoli na wybór optymalnego rozwiązania programistycznego.
- Przygotowanie infrastruktury. Stopień modyfikacji, jakie trzeba będzie wprowadzić, będzie zależeć od wybranych rozwiązań – przykładowo konieczna może być instalacja oświetlenia LED w każdym miejscu kompletacji (system pick by light).
- Uruchomienie oprogramowania i wykonanie niezbędnych testów. Po ich zakończeniu można przeszkolić pracowników, a następnie rozpocząć wykorzystywanie WMS w codziennej pracy.
Przyszłość systemów magazynowych WMS
Z uwagi na liczne korzyści, jakie zapewnia WMS, można się spodziewać, że w przyszłości systemy z tej kategorii będą w dalszym ciągu rozwijane. Najbardziej prawdopodobne kierunki rozwoju dotyczą wykorzystania IoT, uczenia maszynowego, sztucznej inteligencji i rozwiązań chmurowych. Przykładowo sztuczna inteligencja może być wykorzystywana do przewidywania zapotrzebowania na zapasy, dzięki czemu magazyn będzie mógł działać efektywniej. Z kolei rozwiązania chmurowe zapewniają skalowalność.
Ponieważ kierunki rozwoju WMS mogą być różne, warto zwrócić uwagę na dostawcę oprogramowania – jego doświadczenie, wizję oraz trendy, którymi podąża. W ten sposób organizacja może wybrać optymalny produkt – nie na kilka lat, ale całe dekady. To ważne, gdyż wdrożenie WMS wiąże się nie tylko z kosztami, ale również szeregiem wyzwań.
System WMS w magazynie – podsumowanie
WMS to integralna część nowoczesnego magazynu. To również inwestycja, która szybko się zwraca – dzięki WMS magazyn pracuje efektywniej, pracownicy są bardziej zadowoleni z miejsca pracy, a klienci mają zaufanie do organizacji – wiedzą, że otrzymają zamówione towary w zadeklarowanym terminie. Dodatkowo system WMS może zostać zintegrowany z innymi wykorzystywanymi przez firmę systemami (np. ERP, MES czy APS) i w ten sposób poprawić wydajność organizacji.
Z uwagi na rozwój interesują Cię magazyny do wynajęcia w Warszawie, w których następnie wdrożysz wybrany system WMS? Jeżeli szukasz specjalistów od polskiego rynku powierzchni magazynowej, zapraszamy do współpracy z zespołem Newmark Polska. Znajdziemy dla Ciebie magazyn i pomożemy wynegocjować najlepsze warunki najmu.
