Ponieważ koszty magazynowania są uwzględniane w cenach produktów, to oszczędności na tym polu są mile widziane – mogą przyczynić się do wzrostu konkurencyjności. Poznaj 7 sprawdzonych sposobów na optymalizację procesów magazynowych, za którymi idą konkretne korzyści finansowe.
Czym są koszty magazynowania?
Termin koszty magazynowania oznacza wszelkie wydatki związane ze składowaniem surowców i produktów – od czynszu za wynajem powierzchni magazynowej, przez koszty związane z zatrudnieniem załogi i serwisem używanych urządzeń aż po faktury za oprogramowanie wspierające procesy magazynowe. Koszty magazynowania nie są zatem stałe – zależą od wielu czynników i mogą zmieniać się w czasie. Z perspektywy każdej firmy pożądana jest ich optymalizacja, co jest procesem ciągłym.
Dlaczego optymalizacja magazynu jest ważna?
Optymalizacja magazynu oferuje liczne korzyści dla firmy. Zagadnienie to często sprowadzane jest do kwestii finansów – i nie bez przyczyny. Skonsolidowanie wykorzystywanej powierzchni magazynowej czy wynajem magazynu w korzystniejszej lokalizacji (np. w bezpośrednim sąsiedztwie hali produkcyjnej) pozwala obniżyć koszty. Z kolei lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowej może skrócić czas realizacji zamówień, ograniczyć straty czy pozwolić uniknąć konieczności poszerzenia magazynu o kolejne moduły.
Przeczytaj również: Rodzaje magazynów – jak dopasować magazyn do potrzeb biznesu?
7 sposobów na zmniejszenie kosztów magazynowania
Jak zmniejszyć koszty magazynowania? Możliwości jest wiele – przykładowe metody to: optymalizacja wykorzystania przestrzeni magazynowej, automatyzacja procesów magazynowych, optymalizacja procesów logistycznych, mapowanie procesów magazynowych, wykorzystanie systemów WMS, redukcja nadmiernych zapasów i efektywne zarządzanie personelem magazynowym. Szerzej o każdym z wymienionych sposobów na zmniejszenie kosztów magazynowania przeczytasz poniżej.
1. Optymalizacja wykorzystania powierzchni magazynowej
W każdym magazynie wydziela się strefy – do podstawowych należą: strefa załadunku i rozładunku, strefa przyjęć, strefa składowania, strefa kompletacji i strefa wysyłek. Optymalizacja wykorzystania przestrzeni magazynowej wiąże się z zaplanowaniem rozkładu tych stref. Możliwości jest wiele, a wdrożone rozwiązania zależą m.in. od rodzaju magazynowanego towaru oraz ścieżki, jaką muszą pokonać produkty, aby trafić do rąk klientów. Przykładowo wdrożenie cross-dockingu pozwala ograniczyć przestrzeń wykorzystywaną na składowanie towarów.
Optymalizacja wykorzystania przestrzeni magazynowej może też polegać na:
Przebudowie i wdrożeniu nowych rozwiązań. Opłacać może się to zwłaszcza tym firmom, które wykorzystują duże powierzchnie magazynowe. W tej sytuacji sprawdzić mogą się choćby regały określane jako „push back”, które pozwalają zwiększyć zatowarowanie bez konieczności powiększania przestrzeni magazynowej.
- Zminimalizowaniu zapasów. Utrzymywanie zapasów w dużych ilościach oznacza koszty. Można je obniżyć, utrzymując jedynie niewielki zapas, który będzie uzupełniany na bieżąco – zgodnie z aktualnymi potrzebami.
2. Automatyzacja procesów magazynowych
Optymalizacja pracy magazynu możliwa jest poprzez zautomatyzowanie procesów magazynowych. Pomóc może wdrożenie choćby automatycznych systemów składowania i pobierania towarów. Jednak nie w każdym magazynie automatyzacja procesów magazynowych zapewni takie same rezultaty. Aby poniesione w związku z automatyzacją koszty nie były nieadekwatne do uzyskanych korzyści, w pierwszej kolejności należy wykonać audyt. Wynikające z niego wnioski pozwolą ocenić, czy i jakie rozwiązania sprawdzą się najlepiej.
Przeczytaj również: Magazyn dla e-commerce – wynajem, własny magazyn czy fulfillment?
3. Optymalizacja procesów logistycznych
Aby zoptymalizować procesy logistyczne, trzeba przyjrzeć się procesom logistycznym – ich analiza pozwala wskazać obszary, które można następnie poprawić. Przykładowe rozwiązania mogące przynieść oszczędności to:
Zmiana standardu pracy. Jeżeli magazyn został wyposażony jedynie w regały półkowe i nie są w nim składowane towary z datą przydatności, to model FIFO (First In, First Out) lepiej zastąpić innym, np. LIFO (Last In, First Out).
Czytelne oznaczenie regałów, na których znajduje się towar. W magazynach, w których nie korzysta się z voice-directed warehousing (magazynowanie sterowane głosem), ważne jest prawidłowe oznaczenie regałów. W przeciwnym razie pracownicy kompletujący zamówienia mogą mieć problem z lokalizacją produktów.
- Optymalizacja tras transportowych. Jeżeli firma korzysta z własnej floty do dostarczania zamówień złożonych przez klientów, to warto przyjrzeć się pokonywanym przez kierowców trasom.
4. Mapowanie procesów magazynowych
Aby obniżyć koszty magazynowania, w pierwszej kolejności trzeba zidentyfikować obszary wymagające usprawnienia i zmian. Z pomocą przychodzi mapowanie procesów magazynowych. To metoda wizualnego obrazowania. Do stworzenia mapy procesu powinni być zaangażowani pracownicy. Końcowym rezultatem mapowania jest m.in. redukcja kosztów, a to dzięki wyeliminowaniu marnotrawstwa i dostrzeżonych problemów czy usprawnieniu komunikacji między poszczególnymi działami firmy.
5. Wykorzystanie systemów WMS
Innym sposobem na zmniejszenie kosztów magazynowania jest wdrożenie oprogramowania WMS. System WMS zapewnia znacznie więcej niż tylko kontrolę stanów magazynowych – dzięki niemu możliwe jest też optymalne rozmieszczenie zatrudnionych pracowników, elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie wyposażeniem znajdującym się na stanie magazynu. A to zaledwie kilka z wielu możliwości, jakie oferuje oprogramowanie WMS. Ponieważ w systemie WMS gromadzonych jest wiele informacji, to możliwe jest też generowanie przydatnych raportów.
Przykład: Jeżeli pracownicy kontrolują stany magazynowe w tradycyjny sposób, czyli liczą poszczególne produkty i następnie wprowadzają te informacje do systemu komputerowego, to o błędy nie jest trudno. To nie tylko powoduje zastoje w produkcji czy realizacji zamówień, ale również może oznaczać większe koszty – zatrudnić trzeba więcej pracowników do obsługi magazynu.
6. Redukcja nadmiernych zapasów
Każda firma, która korzysta z przestrzeni magazynowej, utrzymuje pewien poziom zapasów – surowców lub gotowych produktów. Optymalizacja kosztów w magazynie może polegać na redukcji ich stanu. To jednak trudne zadanie, zwłaszcza gdy magazyn zaopatruje lokalnie działające punkty sprzedaży. Jedną z metod, które pozwalają zredukować zapasy, jest zmniejszanie wielkości partii zamawianych produktów lub surowców. Osoby odpowiedzialne za zakupy mogą też wspierać się dedykowanym oprogramowaniem.
Przeczytaj również: Ile kosztuje wynajem magazynu?
7. Efektywne zarządzanie personelem magazynowym
W kosztach magazynowania swój udział mają również wydatki związane z zatrudnianiem pracowników. Jak je zoptymalizować? Możliwości jest kilka – można:
Ulepszyć organizację pracy. Przykładowo pracownicy mogą dużo czasu tracić na kompletowaniu zamówień. Wówczas rozwiązaniem może okazać się wdrożenie voice pickingu, czyli metody kompletacji głosowej.
Wykorzystać narzędzia wspierające zarządzanie zadaniami. Takich narzędzi (programów) jest na rynku sporo. Dzięki ich wykorzystaniu praca w magazynie może odbywać się płynniej niż dotychczas.
- Wdrożyć automatyzację. Dzięki automatyzacji możliwe jest zmniejszenie liczby stanowisk pracy. Jednak w takim przypadku konieczne jest inwestowanie w rozwój pracowników – należy im zapewnić cykliczne szkolenia.
Jakie są korzyści z optymalizacji procesów magazynowych?
Optymalizacja procesów magazynowych to konkretne korzyści nie tylko w sferze finansowej. Chociaż z perspektywy firm korzystających z powierzchni magazynowej to właśnie potencjalne ograniczenie kosztów jest głównym powodem wdrażania zmian, to nie można zapomnieć również o pozostałych zyskach. O czym mowa? O poprawie efektywności, lepszej organizacji pracy, która może mieć przełożenie na lojalność pracowników oraz wzroście zadowolenia klientów korzystających z oferty przedsiębiorstwa.
Przykład: Przeprowadzenie optymalizacji pracy magazynu może przełożyć się na wzrost zadowolenia pracowników. Będą oni bardziej zmotywowani do pracy, a dodatkowo firma może obniżyć współczynnik rotacji. To oznacza namacalne korzyści – zatrudnienie i wdrożenie pracownika, a następnie jego szkolenie oznacza spore koszty.
Technologie wspierające optymalizację kosztów w magazynie
Optymalizacja pracy magazynu jest możliwa w wielu obszarach. Zmiany nie powinny być jednak wdrażane jedynie w oparciu o intuicję właściciela czy kadry zarządzającej – należy zbierać dane i następnie identyfikować obszary wymagające interwencji. W tym pomaga technologia – w magazynie można wdrożyć wiele systemów, w tym choćby wspomniane oprogramowanie WMS. Również inwestycja w automatyczne wózki AGV czy technologię RFID pozwala zminimalizować koszty, ale bez obniżania jakości.
Potrzebujesz powierzchni magazynowej, ale zastanawiasz się między jej wynajmem a outsourcingiem procesów logistycznych? Przeczytaj również: Outsourcing usług magazynowych: kiedy warto się na niego zdecydować?
W Newmark Polska doskonale rozumiemy wyzwania związane z optymalizacją procesów magazynowych. Nasz zespół doradców wielokrotnie wspierał klientów w konsolidacji i redukcji powierzchni najmu, pomagając im osiągnąć znaczące oszczędności. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej firmie.
