Twoja firma się rozwija i chcesz wynająć powierzchnię magazynową? Do podpisania umowy najmu magazynu trzeba się dobrze przygotować. Sprawdź, jak odpowiednio zabezpieczyć swoje interesy. Dowiedz się, jakie informacje musi zawierać umowa najmu magazynu i jakie zapisy powinny wzbudzić Twoją czujność.
Umowa najmu magazynu – kiedy ją przygotować?
Proces poszukiwania powierzchni magazynowej często przebiega według tego samego schematu – przedsiębiorca zapoznaje się z dostępnymi ofertami, wybiera magazyn o pożądanych parametrach i w dogodnej lokalizacji, a następnie uzgadnia szczegóły najmu oraz podpisuje umowę. Umowa najmu hali magazynowej powinna zostać sporządzona w formie pisemnej i zawarta tuż po ustaleniu warunków najmu. W ten sposób najemca:
- Zyskuje pewność, że będzie miał przestrzeń do prowadzenia operacji. Nie musi się zatem obawiać, że ubiegnie go inny najemca. Jest to szczególnie istotne w sytuacjach, gdy popyt na powierzchnię magazynową przewyższa jej podaż.
- Ma gwarancję, że magazyn o pożądanych parametrach określonych w umowie najmu będzie dla niego dostępny w określonym terminie. To pozwala zaplanować wielkość produkcji czy ilość zamawianych półproduktów lub komponentów.
- Otrzymuje czas na dostosowanie przestrzeni do własnych potrzeb. Jest to szczególnie istotne, gdy na terenie hali magazynowej ma być prowadzona lekka produkcja i wynajętą powierzchnię trzeba odpowiednio zaaranżować.
Czy wiesz, że rozwijając biznes, możesz skorzystać ze zwolnień podatkowych? Dowiedz się więcej o Polskiej Strefie Inwestycji, czyli PSI.
Co musi zawierać umowa najmu hali magazynowej?
Aby umowa najmu hali magazynowej zapewniała każdej ze stron poczucie bezpieczeństwa, musi regulować najważniejsze kwestie i ich szczegóły. Co do nich należy? Podstawą jest dokładne opisanie przedmiotu najmu, zasad jego używania oraz kwestii finansowych. Każda ze stron umowy najmu magazynu powinna też znaleźć w kontrakcie informacje o swoich prawach i obowiązkach.
Dane stron umowy
Z reguły już w pierwszym punkcie umowy najmu magazynu wskazuje się dane stron. Ponieważ takie kontrakty najczęściej są zawierane pomiędzy podmiotami gospodarczymi, wskazać należy: nazwę, siedzibę, adres oraz numery rejestracyjne (w KRS lub CEIDG) i NIP przedsiębiorstw, a dla spółek prawa handlowego dodatkowo skład zarządu oraz wysokość kapitału zakładowego. Każda ze stron powinna się upewnić, że dane zamieszczone w umowie najmu są prawidłowe – w przeciwnym razie mogą pojawić się trudności podczas dochodzenia należności.
Przedmiot umowy
Standardowy wzór umowy najmu magazynu przewiduje miejsce na podanie informacji o przedmiocie najmu – powierzchni magazynowej. Nie wystarczy jednak wskazać położenia i powierzchni hali magazynowej – wynajmujący powinien oświadczyć, że jest właścicielem oddanego w najem magazynu lub wskazać inny tytuł prawny do nieruchomości, pozwalający na jej wynajem podmiotom trzecim. Równie istotne jest oświadczenie, że przedmiot najmu jest wolny od obciążeń i praw osób trzecich, które mogłyby uniemożliwić najemcy korzystanie z magazynu.
Okres najmu przestrzeni magazynowej
Umowa najmu hali musi zawierać informacje o tym, na jak długo jest zawierana. W przypadku powierzchni komercyjnych umowy na czas nieokreślony są spotykane rzadko – najczęściej strony zawierają umowę na czas określony. Dla nowych obiektów magazynowych jest to najczęściej 5 lat, a dla hal produkcyjnych 7 lub 10. W przypadku obiektów istniejących można przedłużyć umowę na krócej, to jest np. 3 lata.
Informacje o czynszu i opłatach eksploatacyjnych
Ile kosztuje wynajem magazynu? Na rynku nieruchomości komercyjnych standardem jest podawanie stawki czynszu za 1 mkw. powierzchni – jest to czynsz bazowy (nominalny). Równie często najemca ponosi dodatkowo koszty eksploatacyjne i płaci choćby za zużytą energię lub inne media/usługi. Umowa najmu budynku (magazynu) powinna precyzować, ile i za co będzie płacić najemca. Dodatkowo strony powinny opracować zapisy dotyczące waloryzacji – może ona odbywać się w oparciu o aktualny wskaźnik inflacji.
Zabezpieczenie dla wynajmującego
Na podstawie umowy najmu magazynu wynajmujący udostępnia najemcy majątek sporej wartości. Stąd też we wzorze kontraktu mogą pojawić się takie słowa jak „kaucja” czy „gwarancja bankowa”, wówczas należy doprecyzować, jaką kwotę i w jakim terminie najemca ma wpłacić na zabezpieczenie wykonania umowy najmu. Dodatkowym zabezpieczeniem dla wynajmującego jest oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji złożone przed notariuszem, które zastępuje ewentualny wyrok eksmisyjny.
Sposób użytkowania przedmiotu najmu
Hala magazynowa nie zawsze służy wyłącznie do składowania towarów – niekiedy po dostosowaniu obiektu prowadzona jest w nim działalność produkcyjna. Kontrakt zawierany przez najemcę i wynajmującego powinien precyzować, w jaki sposób będzie użytkowany magazyn. Właściciel nieruchomości często zastrzega, że zmiana przeznaczenia przedmiotu najmu będzie wymagała jego zgody wyrażonej na piśmie.
Sprawdź też: Rodzaje magazynów.
Adaptacja przestrzeni
Firmy wynajmujące powierzchnię magazynową mają różne potrzeby. Umowa najmu magazynu może dokładnie określać, jakie zmiany w magazynie wprowadzi najemca. Jednocześnie wynajmujący może zastrzec, że każda przebudowa magazynu czy jego części będzie wymagać uzyskania jego zgody. W tym kontekście często pojawia się zapis, zgodnie z którym najemca oddając magazyn lub na wezwanie wynajmującego – ma obowiązek przywrócić stan pierwotny.
Prawa i obowiązki wynajmującego
Zawarcie umowy najmu hali magazynowej rodzi po każdej ze stron określone prawa i obowiązki. Najczęściej wynajmujący ma obowiązek ubezpieczyć nieruchomość, a także przeprowadzać niezbędne naprawy. Po stronie najemcy leży używanie powierzchni magazynowej z należytą dbałością oraz reagowanie na stwierdzone usterki. Standardem jest też zapis, zgodnie z którym podmiot korzystający z przedmiotu najmu odpowiada za spowodowane szkody.
Rozwiązanie umowy najmu
Umowa najmu magazynu powinna precyzować, kiedy każda ze stron może rozwiązać zawarty kontrakt. Z reguły wynajmujący zastrzegają sobie prawo do wypowiedzenia najmu bez zachowania terminu wypowiedzenia, gdy najemca spóźnia się z regulowaniem płatności. Jeżeli dojdzie do rozwiązania umowy najmu, to z jej treści powinno też wynikać, w jakim terminie i stanie wynajmującemu zostanie zwrócony przedmiot najmu.
Umowa najmu magazynu — wzór
Dane stron umowy, przedmiot umowy, okres najmu przestrzeni magazynowej, czynsz i opłaty eksploatacyjne, zabezpieczenie dla wynajmującego, sposób użytkowania przedmiotu najmu, adaptacja przestrzeni, prawa i obowiązki stron oraz rozwiązanie umowy najmu – to podstawowe punkty, jakie zawierają wzory umów najmu magazynu. Ale najemca może chcieć uregulować również inne kwestie, np. umieszczenie logo na budynku czy podnajem powierzchni magazynowej. Co wówczas?
Z uwagi na obszerność zapisów umów najmu stosowanych przez wyspecjalizowanych deweloperów/wynajmujących, a także w przypadkach gdy wzór umowy najmu magazynu miałby być zmodyfikowany i dostosowany do potrzeb najemcy, w proces negocjacji warunków warto zaangażować specjalistę. Doradcy Newmark Polska dbają o to, aby treść umowy najmu powierzchni magazynowej w odpowiedni sposób chroniła najemcę.
Dokumenty potrzebne do umowy najmu budynku magazynu
Po ustaleniu szczegółów najmu powierzchni magazynowej pozostaje tylko podpisać przygotowaną umowę. Jednak do kontraktu, bez względu na jego długość i liczbę uwzględnionych w nim postanowień, powinny zostać dołączone załączniki. Kilka najważniejszych dokumentów to:
- Odpis księgi wieczystej nieruchomości. Z treści odpisu będzie wynikać m.in. to, kto jest właścicielem magazynu i jaki ma on metraż.
- Wyrys z mapy ewidencyjnej. To dokument prezentujący działkę, na której znajduje się przedmiot najmu, oraz sąsiadujące z nią grunty.
- Protokół zdawczo-odbiorczy. Strony umowy sporządzają go podczas przekazania przedmiotu najmu.
- Odpisy z KRS. W tym dokumencie znajdują się kluczowe informacje na temat stron zawierających umowę najmu hali magazynowej.
- Wzory gwarancji bankowej i oświadczeń o poddaniu się egzekucji – często wynajmujący chce mieć wpływ na treść tych dokumentów dostarczanych przez najemcę, aby były one prawidłowe i spełniały wymagania wynajmującego.
Rodzaje umów najmu magazynu
Aktualnie najczęściej spotykany typ umowy najmu magazynu komercyjnego to umowa typu określanego mianem Triple Net Lease. W tym modelu najemca płaci nie tylko czynsz bazowy, a więc wynagrodzenie za korzystanie z przedmiotu najmu, ale również obciążany jest wszystkimi pozostałymi kosztami i opłatami, czyli kosztami eksploatacyjnymi (koszty mediów lub innych usług dostarczanych do magazynu), składką ubezpieczeniową i podatkiem od nieruchomości (często w częściach przypadających na wielkość wynajmowanej powierzchni).
Firmy z branży e-commerce często są zainteresowane wynajmem magazynu na terenie, na którym ofert najmu jest niewiele lub nie ma ich wcale. Co w tej sytuacji? Warto rozważyć jeszcze inny model – mowa o magazynach BTS (Build-To-Suit), czyli projekcie realizowanym na zamówienie. W Newmark Polska przedsiębiorcy zainteresowani tym rozwiązaniem mogą skorzystać z usługi doradztwa – ekspert pomoże m.in. w ustaleniu kosztów, uzyskaniu decyzji administracyjnych i wyborze firmy deweloperskiej, która zrealizuje inwestycję.
Prawidłowo sporządzona umowa najmu hali magazynowej — dlaczego to ważne?
Po pierwsze, jasno określone w umowie najmu magazynu zasady współpracy nie pozostawiają niedomówień – każda ze stron zna swoje prawa i obowiązki. Po drugie, gdyby zdarzyło się, że współpraca między wynajmującym a najemcą nie układa się pomyślnie, to każda ze stron będzie mogła dochodzić swoich praw – również na drodze sądowej. Jest też trzeci powód, dla którego sporządzona umowa najmu hali magazynowej powinna być szczegółowa – mowa o czasie.
Kontrakty, których przedmiotem jest najem magazynu, często są zawierane na okres kilku lat. Tymczasem już po kilku pierwszych miesiącach mogą pojawić się pytania czy wątpliwości, np. w zakresie przebudowy magazynu. Prawidłowo przygotowana umowa wyczerpująco reguluje szereg kwestii, dzięki czemu nie trzeba każdorazowo kontaktować się z drugą stroną. To znaczne ułatwienie, a także sposób, aby zapobiec ewentualnym sporom lub ponownym negocjacjom kontraktu, gdyż brak jest zasad dla nowych warunków, jakich potrzebuje działalność najemcy. W rezultacie należycie przygotowana umowa pozytywnie wpływa na poczucie bezpieczeństwa najemcy i wynajmującego.
Renegocjacje umów najmu magazynu
Gdy zbliża się koniec wskazanego w umowie okresu najmu, najemca ma dwie możliwości – może renegocjować kontrakt lub poszukać nowej powierzchni magazynowej. Które rozwiązanie jest korzystniejsze? Na to pytanie można odpowiedzieć po zbadaniu potrzeb najemcy. Jednak za pozostaniem w dotychczasowej lokalizacji mogą przemawiać kwestie finansowe – przeniesienie magazynu czy produkcji do innego obiektu może być kosztowne.
Newmark Polska oferuje prowadzenie renegocjacji na zlecenie Klienta. Upraszczając, proces ten składa się z kilku etapów:
- Zrozumienie potrzeb Klienta. Nasi doradcy sprawdzają, czy obecna przestrzeń magazynowa spełnia oczekiwania najemcy, w tym również, aby uzyskać informację, czy i jakie są szanse na pozyskanie alternatywnej powierzchni – jako argument negocjacyjny z obecnym wynajmującym.
- Negocjacje handlowe. Jeżeli Klient jest zainteresowany przedłużeniem umowy najmu, doradcy Newmark Polska przystępują do negocjacji handlowych – celem jest uzyskanie atrakcyjnych warunków dla najemcy.
- Przygotowanie treści umowy i następnie jej podpisanie. Klient może liczyć na wsparcie również podczas odbioru nieruchomości.
Szukasz magazynu w nowej lokalizacji? Rozważasz renegocjację umowy z dotychczasowym wynajmującym? W Newmark Polska wesprzemy Twoją firmę i przygotujemy do skutecznych negocjacji warunków najmu. Skontaktuj się z nami i sprawdź, co możesz zyskać.